Дейност 6.1.

Дейност 6.1.: Етап І - Разработване на Техническо задание за проектиране и изграждане на Интегрирана управленска информационна система на Тракийски университет – Стара Загора

Разработване на Техническо задание, което представя детайлно описание на изискванията към Интегрираната управленска информационна система. Наред с това се организират и редица дейности по мобилизиране на съответните работни групи, а именно:

1. Работна среща на екипите по отделните дейности за обсъждане на получените и отчетени резултати от проучванията и концептуалните проекти и модели;

2. Работна среща на екипа по ИКТ, които са участвали в екипите по дейности, за приемане на план за разработване на Техническото задание и разпределение на задачите за изпълнението му;

3. Семинар с участието на преподаватели, студенти и експерти за запознаване с постигнатите резултати от концептуалния проект на ИУИС на ТрУ

4. Техническо задание на ИУИС на ТрУ, което включва: Текуща функционалност на ИС ИнфоТру: поддържани регистри; обработване на данните; поддържане и ползване на класификации; административни дейности; Текуща архитектура на текущата ИС: структура и схема на БД; текуща техническа архитектура; текуща модулна архитектура; ИТ инфраструктура в ТрУ: информационни системи; технически средства и комуникации; Развитие на функционалността на ИУИС: първични регистри; крайни регистри; модули на ИУИС; Нефункционални изисквания на ИУИС: Изисквания към потребителския интерфейс; Web базиран модул за достъп до ресурсите; Експлоатационни изисквания; Архитектурни изисквания; Изисквания за сигурност и защита на системата; Нормативни изисквания; Изисквания към хардуер, комуникации, системен и аналитичен софтуер; Очаквани обеми на данните по изследвания; Описание на дейностите за реализация на ИУИС: Системен проект; Разработка, тестване и внедряване; Обучение; Документация; Инсталация; Миграция на данните от ИнфоТру; Гаранционно поддържане; Права на собственост; План за изпълнение на ИУИС в рамките на доставката: Комуникации в рамките на доставката и проекта; Предмет на доставката.

  

І. Работна среща на екипите по отделните дейности за обсъждане на получените и отчетени резултати от проучванията и концептуалните проекти и модели;

1. Заседание на работната група за разпределение на часовете и задачите между членовете на работната група.

2. Проучване на университетски информационни системи за България и чужбина – структура, функционалност, иновативни технологии.

3. Предложение за лого на проекта и на Интегрираната управленска информационна система.

4. Разработване на инструкция за проучване на наличните източници на данни и информационни системи.

5. Обсъждане на докладите по проучване на университетски информационни системи за чужбина и България.

6. Описание на съществуващата информационна система InfoTru.

7. Предложение за описание на полетата в документите в електронен формат.

8. Предложение за структурата и съдържанието на Техническото задание.

9. Графична визуализация на бизнес-процесите, описани в окончателен вариант от работните групи по останалите дейности – обсъждане на начините за визуализация и програмните продукти за прилагането им.

10. Предложение за структурата и съдържанието на Техническото задание на WEB портала на университета.

11. Визуализация на бизнес процесите и описание на документите за НИМД в подкрепа на Дейност 3.

12. Визуализация на бизнес процесите и описание на документите за Учебна дейност  в подкрепа на Дейност 2 и за Разработване и внедряване на механизми и процедури за обратна връзка от потребителите на кадри и студентите в подкрепа на Дейност 4.

13. Подготовка на текст за дипляната и предложение за дизайн.

14. Изпълнение на дипляната в чернови предварителен вариант (в Word 2010) за предоставяне на фирмата изпълнител.

15. Обсъждане на предложението за структурата и съдържанието на Техническото задание на WEB портала на университета. Предлагане на варианта за разглеждане в останалите работни групи.

16. Обсъждане на предложение за създаване на WEB портал на университет. Интегриране на източниците в Web портала.  Предлагане на варианта за разглеждане в останалите работни групи.

ІІ. Работна среща на екипа по ИКТ, които са участвали в екипите по дейности, за приемане на план за разработване на Техническото задание и разпределение на задачите за изпълнението му;

1. Съвместно заседание с всички членове на работния екип по проекта: Запознаване с резултатите от Анкетните проучвания по дейности. Обсъждане на представените Концептуални модели и проекти по видове дейности. В резултат на това бе взето решение вТехническото задание за създаване на Интегрирана управленска информационна система да се  добави обобщението от анкетните проучвания за да се отрази мнението на студенти, преподаватели и служители, които са част от целевата група по проекта. Решено бе концептуалните модели за Учебната и НИМД, които представиха работните групи, да се адаптират по подходящ начин и да се отразят в Техническото задание за ИУИС.

2. Разпределени и изпълнени бяха задачите по подготовката на Техническото задание по Обособена позиция № 1 - РАЗРАБОТВАНЕ, ИЗГРАЖДАНЕ И ВНЕДРЯВАНЕ НА ИНТЕГРИРАНА УПРАВЛЕНСКА ИНФОРМАЦИОННА СИСТЕМА НА ТРАКИЙСКИ УНИВЕРСИТЕТ - СТАРА ЗАГОРА, а именно:

    • Проучване на Интегрирани информационни системи в България и чужбина;
    • Проучване на Университетски информационни системи в България и чужбина;
    • Структура и съдържание на Техническото задание по обособена позиция № 1 за ИУИС;
    • Обща информация за Тракийски университет; Текущо състояние на структурата на Тракийски университет
    • Текущи информационни системи; хардуер; локални мрежи и свързаност;
    • Основание на откриване на процедурата за обществената поръчка съобразно проекта;
    • Изисквания към подготовката на техническата оферта;
    • Обща характеристика на ИУИС;
    • Експлоатационни изисквания към ИУИС;
    • Нефункционални изисквания на ИУИС – изисквания към потребителския интерфейс; уеб базиран достъп до ИУИС; Архитектурни изисквания; Изисквания за сигурност и защита; Нормативни изисквания, лицензии и поддръжка;
    • Изисквания към хардуер, комуникации, системен и аналитичен софтуер;
    • Основни процеси в университета;
    • Модули и функционалности;
    • Поддръжка на резервни копия и журнал на събитията и действията;
    • Интеграция с други ИС;
    • Методика, критерии и показатели за оценяване.

3. Разпределени и изпълнени бяха задачите по подготовката на Техническото задание по Обособена позиция №2 ИЗГРАЖДАНЕ НА WEB ПОРТАЛ  НА ТРАКИЙСКИ УНИВЕРСИТЕТ, именно:

    • Структура и съдържание на Техническото задание по обособена позиция № 2 за Уеб портал;
    • Общо представяне на Уеб портала на ТрУ;
    • Съдържание на Уеб сайта и уеб портала;
    • Аудитория на уеб портала;
    • Система за управление на съдържанието;
    • Изисквания към Уеб портала на ТрУ.

4. Разпределени и изпълнени бяха задачите по изискванията към ИУИС, които са валидни за двете обособени позиции:

    • Указания относно подготовката и провеждането на процедурата за избор на фирма-изпълнител;
    • Списък на необходимите документи по ЗОП;
    • Критерии за подбор – изисквания към участниците – икономически и финансови изисквания; технически възможности и квалификация; оформяне и представяне на офертата – изисквания;
    • В Техническото задание са отразени са препоръките на Главния експерт „ТРЗ и ЛС“ на Тракийски университет за данните и представянето им в бъдещата ИУИС;
    • Резултатите от всички дейности се публикуват в уеб сайта на проекта – http://iuis.ftt.uni-sz.bg

ІІІ. Семинар с участието на преподаватели, студенти и експерти за запознаване с постигнатите резултати от концептуалния проект на ИУИС на ТрУ

 На 28.06.2013 г. е проведена информационна среща - семинар с участието на представители на всички факултети. За дейността има списъци на присъстващите, презентация и снимки за събитието. Всичко е отразено в уеб сайта на проекта.

ІV. Техническо задание на ИУИС на ТрУ е подготвено за обявяване на открита процедура за избор на фирма-изпълнител.

 

Етап І - Разработване на Техническо задание за проектиране и изграждане на Интегрирана управленска информационна система на Тракийски университет – Стара Загора.

Подготовка на Техническо задание за обществена поръчка за изграждане на ИУИС система на Тракийски университет – Стара Загора.

м.март 2013 г.

1. Разработена е инструкция за предварителното проучване

2. Изготвени са примерни въпроси за провеждане на интервютата в фокус-групите

3. Изготвени са доклади с проучване на съдържанието, структурата и функциите на информационни системи от други страни

4. Проучване за структурата и съдържанието на Техническото задание

м.април 2013 г.

1. Организиране и участие в срещи на работната група по Дейност 6.1

2. Разработване и обсъждане на записка за описание на документите за Интегрираната управленска информационна система

3. Подготовка на информацията за откриване на процедура за покана към всички заинтересовани лица за участие в открита процедура за сключване на договор и възлагане на обществена поръчка с предмет: „Разработване, изграждане и внедряване на Интегрирана управленска информационна система на Тракийски университет - Стара Загора и Изграждане на Web портал за он-лайн достъп до ресурсите на системата“ в изпълнение на проект: BG051PO001-3.1.08-0009 «Усъвършенстване на системата за управление и внедряване на интегрирана управленска информационна система в Тракийски университет за повишаване качеството на образованието и научно-изследователската дейност» по схема за безвъзмездна финансова помощ BG051PO001-3.1.08 „Усъвършенстване на системите за управление във висшите училища”.

4. Разработени са визуализации чрез диаграми на работните потоци на представените процеси от дейности 2 и 3: Разработване на проекти; Процедури за академични длъжности; Кандидат-студенти.

5. Подготовка на презентация за Семинар на тема "Анализ на работните процеси и документите за реализацията на Интегрираната управленска информационна система".

м.май 2013 г.

1. Проведени срещи на работната група по Дейност 6.1
3. Подготовят се на изискванията за Техническо задание за създаване на уеб портал на Тракийски университет
4. Подготовят се изискванията за структурата, съдържанието и дизайна на уеб портала
5. Разработва се втората част от Техническо задание за „Разработване, изграждане и внедряване на Интегрирана управленска информационна система на Тракийски университет - Стара Загора".

м.юни 2013 г.

1. Описание и характеристики на източниците на данни и информация за Уеб портал на Тракийски университет
2. Структура и съдържание на уеб сайта на Тракийски университет
3. Кратко представяне на аудиторията на уеб портала и уеб сайта - социални и демографски характеристики
4. Описание и изисквания за динамичността на уеб сайта със CMS (Content Management System) Система за управление на съдържанието
5. Технологични, технически и експлоатационни изисквания към уеб портала на Тракийски университет
6. Предложение за Дизайн и функции на е-портфолио на преподавател
7. Предложения за Дизайн и функции на е-портфолио на студент
8. Подготовка на Техническо задание „ИЗГРАЖДАНЕ НА WEB ПОРТАЛ  НА ТРАКИЙСКИ УНИВРЕСИТЕТ“
9. Подготовка на пълната документация за обществената поръчка за изпълнение за Техническо задание „ИЗГРАЖДАНЕ НА WEB ПОРТАЛ  НА ТРАКИЙСКИ УНИВРЕСИТЕТ“
10. Предложение за етапи и управление на проекта
11. Текущо състояние на информационните системи и хардуера в ТрУ
12. Обща характеристика на ИУИС
13. Нефункционални изисквания към ИУИС – потребителски интерфейс, уеб базиран достъп, архитектура, изисквания за сигурност и защита, Нормативни изисквания; лицензии, поддръжка и  гаранции
14. Изисквания на ИУИС към хардуер, комуникации, системен и аналитичен софтуер
15. Списък на основните процеси в ТрУ; графична визуализация на процесите
16. Модули и функционалности на ИУИС
17. Интеграция на ИУИС с други информационни системи
18. Разработване на пълната документация за обществена поръчка  за „Разработване, изграждане и внедряване на Интегрирана управленска информационна система на Тракийски университет - Стара Загора»

м.юли 2013 г.

1. Срещи на работната група по проекта
2. Описание и характеристики на източниците на данни и информация за Уеб портал на Тракийски университет
3. Допълване на описанието и изискванията за динамичността на уеб сайта със CMS (Content Management System) Система за управление на съдържанието
4. Преработване и редактиране на технологичните, техническите и експлоатационните изисквания към уеб портала на Тракийски университет
5. Подготовка на Техническо задание „ИЗГРАЖДАНЕ НА WEB ПОРТАЛ  НА ТРАКИЙСКИ УНИВРЕСИТЕТ“ според препоръките на консултанта-експерт
6. Подготовка на пълната документация за обществената поръчка за изпълнение за Техническо задание „ИЗГРАЖДАНЕ НА WEB ПОРТАЛ  НА ТРАКИЙСКИ УНИВРЕСИТЕТ“
7. Прецизиране на нефункционалните изисквания към ИУИС според препоръките на консултанта – потребителски интерфейс, уеб базиран достъп, архитектура, изисквания за сигурност и защита, Нормативни изисквания; лицензии, поддръжка и  гаранции
8. Прецизиране на изискванията на ИУИС към хардуер, комуникации, системен и аналитичен софтуер според препоръките на консултанта
9. Допълване на списъка на основните процеси в ТрУ; графична визуализация на процесите
10. Допълване на модули и функционалности на ИУИС
11. Допълване и уточняване на изискванията относно интеграцията на ИУИС с други информационни системи
12. Оформяне на пълната документация за обществена поръчка  за „Разработване, изграждане и внедряване на Интегрирана управленска информационна система на Тракийски университет - Стара Загора»

м.август 2013 г.

1. Срещи на екипа по проекта

2. Описание и характеристики на източниците на данни и информация за Уеб портал на Тракийски университет

3. Допълване на описанието и изискванията за динамичността на уеб сайта със CMS (Content Management System) Система за управление на съдържанието

4. Преработване и редактиране на технологичните, техническите и експлоатационните изисквания към уеб портала на Тракийски университет

5. Подготовка на Техническо задание „ИЗГРАЖДАНЕ НА WEB ПОРТАЛ  НА ТРАКИЙСКИ УНИВРЕСИТЕТ“ според препоръките на консултанта-експерт

6. Подготовка на пълната документация за обществената поръчка за изпълнение за Техническо задание „ИЗГРАЖДАНЕ НА WEB ПОРТАЛ  НА ТРАКИЙСКИ УНИВРЕСИТЕТ“

7. Прецизиране на нефункционалните изисквания към ИУИС според препоръките на консултанта – потребителски интерфейс, уеб базиран достъп, архитектура, изисквания за сигурност и защита, Нормативни изисквания; лицензии, поддръжка и  гаранции

8. Прецизиране на изискванията на ИУИС към хардуер, комуникации, системен и аналитичен софтуер според препоръките на консултанта

9. Допълване на списъка на основните процеси в ТрУ; графична визуализация на процесите

10. Допълване на модули и функционалности на ИУИС

11. Допълване и уточняване на изискванията относно интеграцията на ИУИС с други информационни системи

12. Оформяне на пълната документация за обществена поръчка  за „Разработване, изграждане и внедряване на Интегрирана управленска информационна система на Тракийски университет - Стара Загора»

м.септември 2013 г.

1. Запознаване с документите на фирмите участнички в търга за обществена поръчка  за „Разработване, изграждане и внедряване на Интегрирана управленска информационна система на Тракийски университет - Стара Загора»

2. Оценка на представените документи от фирмите участнички – „СМ Консулта“ ООД, „Информационно обслужване“ АД и Консорциум „НюУеб солюшънс“

3. Участие във второто заседание на Комисия за провеждане на търг за обществена поръчка  за „Разработване, изграждане и внедряване на Интегрирана управленска информационна система на Тракийски университет - Стара Загора»

4. Запознаване с техническите оферти на фирмите участнички в търга за обществена поръчка  за „Разработване, изграждане и внедряване на Интегрирана управленска информационна система на Тракийски университет - Стара Загора»

м. октомври 2013 г.

1. Запознаване с техническите оферти на фирмите участнички в търга за обществена поръчка  за „Разработване, изграждане и внедряване на Интегрирана управленска информационна система на Тракийски университет - Стара Загора»

2. Обосновка на оценките за техническите оферти на фирмите участнички в търга по Закона за обществени поръчки  за „Разработване, изграждане и внедряване на Интегрирана управленска информационна система на Тракийски университет - Стара Загора“ – Приложение в документите по ЗОП.

3. Оценка на техническите оферти на фирмите участнички според методиката в документацията на процедурата – „СМ Консулта“ ООД, „Информационно обслужване“ АД и Консорциум „НюУеб солюшънс“; Приложение – Таблица в документите по ЗОП.

4. Участие в трето заседание на Комисия за провеждане на търг за обществена поръчка  за „Разработване, изграждане и внедряване на Интегрирана управленска информационна система на Тракийски университет - Стара Загора“ за отваряне на плик №3 с предложените цени

5. Подготовка на Протоколи № 2 и № 3.

6. Проучване на уеб порталите на бизнеса и университетите.

7. Проучване на информационната архитектура на уеб порталите

8. Проучване и анализ на факторите, влияещи на качеството на услугите, предоставяни чрез уебпортал

м. ноември 2013 г.

1. Оценка на ценовите оферти на фирмите участнички според методиката в документацията на процедурата – „СМ Консулта“ ООД, „Информационно обслужване“ АД и Консорциум „НюУеб солюшънс“; Приложение – Таблица в документите по ЗОП.

2. Участие в четвърто заседание на Комисия за провеждане на търг за обществена поръчка  за „Разработване, изграждане и внедряване на Интегрирана управленска информационна система на Тракийски университет - Стара Загора“ за оценка на ценовите оферти и класиране на фирмите.

3. Подготовка на Протокол № 4.

4. Подготовка на кореспонденция с МТСП в отговор на писмо с Вх.№4242 от 24.10.13 г.

м. декември 2013 г.

1. Участие в пето заседание на Комисия за провеждане на търг за обществена поръчка за „Разработване, изграждане и внедряване на Интегрирана управленска информационна система на Тракийски университет - Стара Загора“ за окончателен протокол по ЗОП за потвърждаване на класирането след одобряване на документацията от Договарящия орган

2. Подготовка на Протокол № 5 по процедурата за Обществена поръчка.

3. Подготовка на междинен отчет по Дейност 6: Развитие и интегриране на информационните ресурси за повишаване качеството на управлението в Тракийския университет.
4. Подготовка на писмо за информиране на фирмите за крайното класиране по ЗОП.

м. януари 2014 г.

Дейността приключва с избора на фирмата-изпълнител на обществената поръчка - "Информационно обслужване" АД - клон Пловдив.